파일 백업의 중요성과 방안 내 컴퓨터에 저장된 파일의 수는 총 몇 개 정도일까? 필자의 컴퓨터에서 C 드라이브에 저장된 파일의 개수는 약 10만개 정도이다. 윈도우 외에 각종 응용 프로그램들이 사용하는 파일들이다. 사실 윈도우와 각종 어플리케이션이 설치되며 자동으로 생성되는 파일은 사실 그다지 중요하다고 말할 수는 없다. 윈도우 사용에 있어 중요한 파일인 것은 사실이지만 해당 파일은 삭제되거나 문제가 발생하더라도 다시 설치하면 그만이다. 하지만 사용자가 작성한 데이터나 인터넷을 통해서 다운로드 받은 MP3, 동영상 그리고 각종 문서들은 더할 나위없이 중요하다. 이중 특히 직접 사용자가 생성한 데이터는 그 무엇과도 바꿀 수 없을만큼 소중하다. 며칠간을 밤새 작업한 워드 파일이나 PPT 파일을 실수로 삭제하고 되돌릴 수 없음에 깊은 한숨과 슬픔에 젖어본 사용자라면 이러한 데이터의 소중함을 잘 알 것이다.
수개월간 PC로 작업을 하다보면 금새 파일들이 늘어가게 된다. 수십개에서 시작해서 수백개의 파일이 하드디스크 한 켠을 차곡차곡 채워간다. 이렇게 파일이 늘어가면서 겪는 고민 중 하나는 과연 이 파일들이 안전할 것인가 하는 의구심이다. 사실 컴퓨터 부품 중에서 가장 잦은 고장이 발생하는 것 중 하나가 하드디스크이다. 하드디스크는 소모품이며 영구적으로 사용할 수 있는 주변장치가 아니다. 그런만큼 언젠가는 하드디스크가 고장이 날 수 있으며 하드디스크의 고장은 곧 하드디스크에 저장된 파일의 안전을 보장하지 못한다. 그런만큼 중요한 데이터들은 주기적으로 백업을 하고 별도로 보관을 하는 사용자의 지혜, 습관이 필요하다.
파일을 안전하게 보관하고 백업하는 방법으로 가장 확실한 것은 CD, DVD 등을 이용하는 것이다. 하지만 실제 이러한 미디어를 이용하다보면 여간 번거로운 것이 아니다. CD, DVD는 하드디스크만큼 속도가 빠르지 않고 저장공간 또한 650MB, 4.3GB 등으로 제한이 있다. 또 파일의 재기록이 수월하지 않아 주기적으로 자주 파일을 백업하는 용도로는 불편한 것이 사실이다. 결국 파일 백업의 가장 편안한 방법은 하드디스크를 이용하는 것이다. 즉 하드디스크를 추가로 장착함으로써 중요한 파일을 자주 제2의 하드디스크 즉 Second HDD에 저장하는 습관이 필요하다.
필자는 무려 5년째 하드디스크를 항상 2대씩 사용하고 있다. 메인 하드디스크에 저장된 특정 폴더의 중요 데이터들은 하루에 한 번씩 Second HDD에 백업을 하고 동기화를 해주고 있다. 그런데 Second HDD는 컴퓨터 안에 있는 것은 그리 바람직하지 않다. 백업용 하드디스크는 컴퓨터 내부가 아닌 외부에 있는 것이 좋다. 컴퓨터 내에 장착하면 컴퓨터가 동작 중에는 항상 하드디스크가 동작하게 되어 그만큼 수명이 단축되고 외부의 침입에 노출될 우려가 있기 때문이다. 그래서 Second HDD를 USB 외장형 하드디스크 케이스를 이용해 PC와 연결하거나 인터넷 디스크와 같은 장치를 이용하는 것이 효과적이다. 특히 여러 대의 컴퓨터에 저장된 파일을 백업하고자 한다면 인터넷 디스크를 활용하는 것이 좋다. 인터넷 디스크의 경우 LAN을 이용해 여러 컴퓨터에서 연결해서 사용할 수 있기 때문에 USB에 비해 전체적으로 비용이 적게 드는 편이다. 만일 USB를 이용하려면 각각의 컴퓨터마다 하드디스크를 별개로 연결해야 하지만 인터넷 디스크는 그런 불편이 없다. 게다가 외부 인터넷을 이용해서도 연결함으로써 인터넷 백업까지도 지원한다.
폴더와 파일의 작명법 사실 파일 매니지먼트에 있어 백업만큼이나 중요한 것이 파일의 작명법이다. 파일을 생성할 때 파일의 이름을 어떻게 지정하느냐는 무척 중요하다. 파일을 검색할 때 파일 이름을 기반으로 하기 때문에 파일 이름을 규칙에 따라 명명하는 것이 편하다. 그 규칙은 업무 특성과 개인의 성향에 따라 달라질 수 있겠지만 필자의 경우를 예로 들면 아래와 같다.
20050320_문서주제와요약_Ver1.0
필자는 위와 같이 맨 앞에 우선 문서의 생성 날짜를 기록한다. 이렇게 해두면 파일 이름만보고 쉽게 해당 파일의 생성 날짜를 확인할 수 있다. 물론 파일은 본래 처음 생성할 때 파일 속성에 날짜가 기록되지만 파일 이름에 표시를 해두면 추후 확인할 때 손쉽고 편하다. 또한 파일을 이름별로 정렬할 때 파일의 생성 날짜를 파일 이름의 첫 부분에 기록해두었기 때문에 순서대로 정렬되어 편하다. 단 날짜를 기록할 때는 반드시 두자리씩 표기해야 한다. 예를 들어 3월20일이라면 0320로 날짜를 표기해야 한다.
날짜 다음에는 파일의 내용에 대한 간단한 요약 단어, 주제어 등을 이용해 기록해둔다. 단 날짜와 구분하기 위해 날짜와 주제어 사이에 “_”를 기록해둔다. 주제어는 너무 길지 않고 간단 명료하게 네이밍한다.
그리고 마지막으로 해당 문서의 버전을 기록한다. 문서라는 것은 한 번만 수정하고 끝나는 것이 아니라 해당 파일을 회람하며 내용이 추가되기도 하고 삭제, 수정된다. 이렇게 여러 번 변경된 문서를 쉽게 구분하기 위해 맨 끝에 문서의 버전을 표기하면 편하다. “Ver1.0”은 처음 생성한 문서고, 약간의 내용 수정이 가해질 경우에는 “Ver1.1”, “Ver1.2”.. 등으로 표시한다. 만일 문서의 내용이 크게 변경될 때는 “Ver2.0” 등으로 소수점 앞의 숫자를 변경한다.
파일 관리만큼 중요한 것이 파일을 담아두는 폴더이다. 폴더를 체계적으로 생성해서 폴더의 주제와 분류에 맞게 파일을 담아두어야 파일을 손쉽게 찾을 수 있다. 폴더의 생성과 분류, 구분은 업무 특성과 파일 관리 방법 등에 따라 천차만별이고 그 차이가 크기 때문에 그 규칙을 정하기가 쉽지 않다. 시간의 흐름에 따라, 업무 프로세스에 따라 순차적으로 파일이 생성되는 경우에는 폴더의 이름에 숫자를 붙여 네이밍을 하는 것이 좋다. 예를 들어, 웹사이트를 기획한다고 하면 아래와 같은 방법으로 폴더를 네이밍하여 파일을 구분해서 저장하는 것이 좋다.
01. 사전회의 02. 자료수집 03. 기획안/설계안 04. 스토리보드 05. 디자인/개발 06. 테스트
파일이 많을 경우에는 폴더 안에 서브 폴더를 별도로 생성해서 파일을 2-depth로 관리하는 것도 좋다. 하지만 파일이 많지 않을 경우에는 폴더를 너무 많이 만들어두면 번거로울 수 있으므로 각자의 업무 환경에 맞게 폴더를 운영하도록 하자.
글 : 김지현(IT 테크라이터 / 칼럼리스트)
Commenti